Privacybeleid

1. Inleiding

Bij The Robin Lodge, jouw privacy en de veiligheid van jouw persoonlijke gegevens zijn voor ons belangrijk. Dit beleid legt uit hoe wij de informatie die je ons toevertrouwt wanneer je onze site bezoekt of een bestelling plaatst, verzamelen, gebruiken en beschermen (https://therobinlodge.com).

Wij verplichten ons om jouw gegevens op een wettige, transparante en veilige, in overeenstemming met de GDPR (Verordening EU 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018 inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Deze verklaring heeft als doel je duidelijk en volledig te informeren over hoe jouwpersoonsgegevensworden of zullen worden verwerkt.

Belangrijke definities

• Persoonsgegevens: alle informatie die je direct of indirect kan identificeren (naam, e-mail, IP-adres, online identificatie, enz.).
• Verwerking: elke handeling met betrekking tot jouw persoonsgegevens (verzameling, opslag, wijziging, delen, verwijdering, enz.).
• Verwerkingsverantwoordelijke: de persoon of organisatie die beslist waarom en hoe jouw gegevens worden verwerkt.
• Verwerker: entiteit die jouw gegevens namens ons verwerkt.
• Ontvanger: persoon of organisatie die jouw gegevens ontvangt.
• Toestemming: duidelijke, vrije en geïnformeerde toestemming die je geeft voor de verwerking van jouw gegevens.

2. Verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens

Valapi, besloten vennootschap, hierna aangeduid als « wij » of « The Robin Lodge », met ondernemingsnummer 0770.425.963 (RPM van Nivelles) en met maatschappelijke zetel te 1430 Rebecq, Chemin Longues Aulnes 7, is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

3. Welke gegevens worden verzameld door The Robin Lodge?

Wij verzamelen alleen de gegevens die nodig zijn voor onze activiteiten, bijvoorbeeld:

• Persoonlijke identificatiegegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer…

• Inhoud van communicatie en technische informatie: ontvangers, datum en tijd van verzending, inhoud van de berichten…

• Technische informatie gerelateerd aan het apparaat: IP-adres, type browser, geografische locatie, besturingssysteem…

• Gegevens van sociale netwerken: foto's/openbare profielfoto's, uitgewisselde berichten, publicaties, gegevens die door de gebruiker openbaar zijn gemaakt, sociale contacten…

• Overige gegevens die je ervoor kiest om ons te verstrekken

Bepaalde informatie is verplicht om jouw bestellingen uit te voeren of op jouw verzoeken te reageren. Andere zijn optioneel en duidelijk als zodanig aangegeven.

Deze gegevens worden verwerkt in overeenstemming met deze privacyverklaring en met de bepalingen van de Europese verordening inzake gegevensbescherming (AVG).

In alle omstandigheden verbinden wij ons ertoe jouw persoonsgegevens alleen te verzamelen en te verwerken voor zover dit strikt noodzakelijk is voor het vervullen van een van de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn uiteengezet.

Daarom is het verstrekken van de persoonsgegevens die op onze verschillende platforms staan doorgaans verplicht. In sommige gevallen kunnen echter bepaalde verzamelde persoonsgegevens optioneel zijn en hoeven ze niet verplicht aan ons te worden meegedeeld (bijvoorbeeld: bepaalde computergegevens met betrekking tot het gebruik van de website, je geboortedatum, enz.). Indien van toepassing, is er een specifieke vermelding voorzien om je te informeren over de verplicht of optioneel karakter van de verzameling van de betreffende gegevens.

In deze gevallen kan het niet verstrekken en/of de onjuistheid van de persoonsgegevens die op de verschillende platforms staan, indien van toepassing, als gevolg hebben dat wij niet in staat zijn om het contract correct uit te voeren, de toegang tot bepaalde inhoud van de website of webplatforms te weigeren of simpelweg niet positief op jouw verzoeken te kunnen reageren.

4. Bronnen van gegevens

In het algemeen verzamelen wij jouw hierboven genoemde persoonsgegevens rechtstreeks bij jou. In sommige specifieke gevallen zijn wij soms genoodzaakt om persoonsgegevens over jou te verzamelen bij de volgende bronnen:

• van externe partners (verwerking van bestellingen, nieuwsbrieven),

• van derden die jouw contactgegevens hebben doorgegeven (vrienden, familie…),

• van openbare bronnen zoals sociale netwerken of je openbare profiel.

We kunnen ook gegevens verzamelen tijdens jouw navigatie op onze site of het gebruik van onze online diensten, zonder dat je deze direct aan ons verstrekt.

5. Doeleinden en wettelijke basis van de verwerking

5.1 op basis van toestemming

Jouw gegevens kunnen met jouw toestemming worden verwerkt om:

• de externe communicatie en contacten met de media te beheren,
• nieuwsbrieven te beheren en te verzenden,
• statistieken op te stellen met betrekking tot de aangeboden diensten,
• terug te contacteren naar aanleiding van een verzoek om een aanbieding of informatie,
• cookies te beheren om de navigatie te verbeteren, het publiek te meten en inhoud te delen op sociale netwerken,
• onze commerciële partners rechtstreeks te promoten via e-mail of via de site,

• de overdracht van jouw gegevens aan onze partners voor directe marketingdoeleinden toe te staan. De overdracht van persoonlijke en elektronische identificatiegegevens aan de commerciële partners van The Robin Lodge voor directe marketingdoeleinden toestaan.

5.2 op basis van gerechtvaardigd belang

In het kader van onze gerechtvaardigde belangen om een interessante online ruimte te bieden en met jou te interageren, kunnen we jouw gegevens verwerken om:

• onze pagina's op sociale netwerken te beheren (creatie, publicaties, enquêtes),
• te communiceren en te interageren met klanten en gebruikers,
• de inhoud te verbeteren via publieksstatistieken.

Ten behoeve van de legitieme belangen die wij nastreven als verwerkingsverantwoordelijke om ons klantenportefeuille te beheren en het bedrijf in de tijd te laten gedijen, worden jouw persoonsgegevens verzameld en verwerkt om ons in staat te stellen de volgende doeleinden te bereiken:

• doelgroepen te targeten en rapportages te maken,

• te reageren op berichten op verschillende platforms,

• commerciële leads te volgen,

• klant-/prospectcontacten te centraliseren en te beheren,

• de klantrelatie te beheren en prospectie en opvolging te organiseren,

• statistieken op te stellen over de ervaringen.

Opmerkingen: we vestigen je aandacht op het feit dat bij het bezoeken van onze pagina's van The Robin Lodge op sociale media, persoonsgegevens over jou kunnen worden of zijn verwerkt door het betreffende sociale netwerk en ons om de verbetering van het advertentiever systeem van het sociale netwerk mogelijk te maken, statistieken over de pagina te verkrijgen, enz. We nodigen je uit om je te informeren over het privacybeleid van het betreffende sociale netwerk voordat je onze pagina bezoekt.

6. Bewaartermijn

We zijn momenteel bezig met het vaststellen van specifieke regels met betrekking tot de bewaartermijn van persoonsgegevens. Deze termijn zal variëren afhankelijk van de verschillende doeleinden en rekening houdend met eventuele wettelijke verplichtingen om bepaalde van jouw gegevens te bewaren.

De zo gedefinieerde bewaartermijnen stellen ons in staat om uw verzoeken te verwerken, het beheer en de opvolging daarvan te waarborgen en onze missie succesvol uit te voeren, terwijl we het proportionaliteitsbeginsel respecteren, volgens welke persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan nodig is voor het bereiken van het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Het wordt verduidelijkt dat al deze gegevens echter langer kunnen worden bewaard dan de in dit artikel vermelde termijnen:

• Of na het verkrijgen van uw toestemming;

• Of in de vorm van archieven, om te voldoen aan eventuele wettelijke en regelgevende verplichtingen die op The Robin Lodge van toepassing zijn, of gedurende de wettelijke verjaringstermijnen of bezwaartermijnen.

• Of in de vorm van hergebruik voor historische, statistische of onderzoeksdoeleinden.

7. Ontvangers van de gegevens

Alleen de volgende personen of entiteiten kunnen toegang krijgen tot uw gegevens:

• U zelf;

• Onze interne diensten die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de verwerkingen;

• Onze leveranciers en onderaannemers die verantwoordelijk zijn voor gedefinieerde verwerkingen (waaronder IT-dienstverleners: serverhosting, onderhoud, cloudruimteverhuur..., mobiele telefoonoperators, ontwikkelaars van webapplicaties, de dienstverlener die verantwoordelijk is voor het verzenden van nieuwsbrieven, de CRM-dienstverlener, enz.);

• Onze commerciële partners.

Geen persoonsgegevens worden doorgegeven aan derden die geen deel uitmaken van de eerder genoemde ontvangers of die niet onder het aangegeven juridische kader vallen, onverminderd hun eventuele doorgeven aan de organen die belast zijn met een controle- of inspectietaak in toepassing van het Belgische recht, zoals een onderzoeksrechter.

8. Gegevensoverdrachten naar het buitenland

8.1. Gegevensoverdracht binnen de Europese Economische Ruimte

Voor de noodzaak van bepaalde verwerkingsactiviteiten worden bepaalde gegevens binnen de Europese Economische Ruimte overgedragen.
Binnen de Europese Economische Ruimte, weet dat uw persoonsgegevens hetzelfde niveau van bescherming genieten.

8.2. Gegevensoverdrachten buiten de Europese Economische Ruimte

Voor de noodzaak van bepaalde verwerkingsactiviteiten worden sommige van jouw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte overgedragen.

Wij dragen jouw persoonsgegevens over en/of verlenen toegang daartoe aan een verwerker, dienstverlener of derde die zich in niet-lidstaten van de Europese Economische Ruimte bevindt, alleen wanneer:

• Deze zich in een staat bevindt die een adequaat beschermingsniveau waarborgt op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

• Er passende waarborgen zijn geïmplementeerd in overeenstemming met de AVG, zoals bijvoorbeeld:

  • De ondertekening van de standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn aangenomen voor de overdracht van persoonsgegevens naar verwerkers in derde landen (2010/87/EU);

  • Het gebruik van goedgekeurde bindende bedrijfsregels; of

  • De toepassing van een goedgekeurd gedragscode.

Vandaag de dag zijn de persoonsgegevens die we rechtstreeks/onrechtstreeks buiten de Europese Economische Ruimte overdragen, die welke worden verwerkt door verschillende IT-dienstverleners (onderaannemers van The Robin Lodge) gevestigd in de Verenigde Staten (en/of onderworpen aan de Amerikaanse wetgeving).

Opmerkingen: Gezien de recente beslissing van het Hof van Justitie van de Europese Unie om het Privacy Shield ongeldig te verklaren (zaak "Schrems II"), volgen we de politieke ontwikkelingen van deze beslissing en de alternatieven die we hebben om gegevens naar de Verenigde Staten te blijven overdragen, terwijl we een adequaat beschermingsniveau waarborgen.

Voor meer informatie of een kopie van de garanties, stuur een e-mail naar info@therobinlodge.com met vermelding van je naam, voornaam en in het onderwerp "overdrachten buiten de Europese Unie: DACP". Vergeet ook niet om in de body van je e-mail de exacte informatie die je wilt ontvangen te specificeren.

9. Jouw rechten

• Recht op toegang

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we over jou hebben. Op verzoek zullen we je alle informatie hierover verstrekken.

• Recht op rectificatie

Als je merkt dat bepaalde gegevens over jou onjuist of onvolledig, kun je vragen om deze te corrigeren of aan te vullen zo snel mogelijk.

• Recht op verwijdering

In bepaalde situaties kun je verzoeken om je gegevens te verwijderen. Dit is onder andere het geval als:

• ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt,

• ze zijn op een manier behandeld illegaal,

• je trekt je toestemming in en er is geen andere wettelijke basis die de verwerking rechtvaardigt,

• je verzet je tegen de verwerking in bepaalde specifieke situaties.

⚠️ Het recht op wissen is niet van toepassing in alle situaties die door de wet zijn voorzien.

•  

• Recht op beperking van de verwerking

Je kunt vragen dat de verwerking van je gegevens wordt beperkt in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld als hun nauwkeurigheid wordt betwist. In de tussentijd zullen we het gebruik van deze gegevens beperken totdat ze zijn geverifieerd.

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je kunt je gegevens ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat, zodat je ze indien nodig naar een andere dienst kunt overdragen.

Opmerking: het recht op wissen blijft van toepassing. Dit recht is van toepassing wanneer de verwerking is gebaseerd op:

• je toestemming (artikelen 6.1.a of 9.2.a van de AVG),

• de uitvoering van een contract (artikel 6.1.b van de AVG),

• of wanneer de verwerking geautomatiseerd is.

• Recht om niet het onderwerp te zijn van een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking

Je hebt het recht om niet uitsluitend te worden onderworpen aan geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, die juridische gevolgen zou hebben of je op significante wijze zou raken.
Je kunt vragen om een menselijke tussenkomst in deze verwerkingen.
Wij verplichten ons ervoor te zorgen dat je nooit aan dit soort beslissingen wordt onderworpen zonder menselijke tussenkomst.

• Recht van verzet

Je kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens om redenen die verband houden met je persoonlijke situatie, als deze verwerking is gebaseerd op :

• het algemeen belang of de uitoefening van openbaar gezag (artikel 6.1.e),

• of onze legitieme belangen (artikel 6.1.f).

In dat geval zullen we de verwerking stopzetten, tenzij we aantonen dat dwingende legitieme redenen zwaarder wegen dan jouw rechten of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten in rechte.

• Recht om toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, kun je deze op elk moment intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voor de intrekking beïnvloedt.10. Hoe kun je jouw rechten uitoefenen?

10. Hoe maak je je rechten gelden?

Je kunt je verzoeken per e-mail sturen naar het adres info@therobinlodge.com of per gewone post naar het volgende adres:

The Robin Lodge (Valapi SRL)
Chemin Longues Aulnes, 7
1430 Rebecq

Om de bescherming van jouw privacy te waarborgen en jouw veiligheid te garanderen, zullen we de nodige maatregelen nemen om jouw identiteit te verifiëren voordat we je in staat stellen om gegevens in te zien en eventueel te corrigeren.

11. Toezichthoudende autoriteit

Als je van mening bent dat we een van onze verplichtingen niet nakomen, nodigen we je uit om contact met ons op te nemen door een e-mail te sturen naar info@therobinlodge.com of een brief naar het hierboven vermelde postadres.

We zullen alles in het werk stellen om je zo snel mogelijk van een follow-up te voorzien.

Als onze reactie je niet tevredenstelt, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van de staat waar je woont, werkt of waar de vermeende schending heeft plaatsgevonden.

Wat België betreft, is de toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Gegevensbeschermingsautoriteit
Persstraat 35
1000 Brussel

Tel.: +32 (0)2 274 48 00

E-mail: contact@apd-gba.be 

URL: https://www.autoriteprotectiondonnees.be  

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

De privacyverklaring kan op elk moment worden gewijzigd, onder andere als gevolg van nieuwe ontwikkelingen in de verwerkingen die door The Robin Lodge worden uitgevoerd of wijzigingen in de toepasselijke wetgeving. Elke wijziging in dit beleid treedt onmiddellijk in werking. Het is daarom raadzaam om deze pagina regelmatig te bezoeken.

Datum van de laatste wijziging: 5/02/2025