Politique vie privée

1. Introduction

Chez The Robin Lodge, ta vie privée et la sécurité de tes données personnelles nous tiennent à cœur. Cette politique t’explique comment nous collectons, utilisons et protégeons les informations que tu nous confies lorsque tu visites notre site ou passes commande (https://therobinlodge.com).

Nous nous engageons à traiter tes données de manière licite, transparente et sécurisée, conformément au RGPD (Règlement UE 2016/679) et à la loi belge du 30 juillet 2018 sur la protection des données personnelles.

Cette déclaration a pour but de t’informer clairement et de manière complète sur la façon dont tes données à caractère personnel sont ou seront traitées.

Définitions clés

• Données personnelles : toute information permettant de t’identifier directement ou indirectement (nom, email, adresse IP, identifiant en ligne, etc.).
• Traitement : toute opération sur tes données personnelles (collecte, stockage, modification, partage, suppression, etc.).
• Responsable du traitement : la personne ou organisation qui décide pourquoi et comment tes données sont traitées.
• Sous-traitant : entité qui traite tes données pour notre compte.
• Destinataire : personne ou organisme qui reçoit tes données.
• Consentement : accord clair, libre et éclairé que tu donnes pour que tes données soient traitées.

2. Responsable du traitement de tes données à caractère personnel

Valapi, Société à responsabilité limitée, ci-après dénommée « nous » ou « The Robin Lodge », dont le numéro d’entreprise est le 0770.425.963 (RPM de Nivelles) et dont le siège social est situé à 1430 Rebecq, Chemin Longues Aulnes 7, est le responsable du traitement de tes données à caractère personnel.

3. Données collectées par The Robin Lodge ?

Nous collectons uniquement les données nécessaires pour nos activités, par exemple :

• Données d’identification personnelle : prénom, nom, adresse email, adresse postale, numéro de téléphone…

• Contenu de communication et informations techniques : destinataires, date et heure d’envoi, contenu des messages…

• Informations techniques associées à l’appareil : adresse IP, type de navigateur, emplacement géographique, système d’exploitation…

• Données issues des réseaux sociaux : photos/images de profil public, messages échangés, publications, données rendues publiques par l’utilisateur, contacts sociaux…

• Autres données que tu choisis de nous communiquer

Certaines informations sont obligatoires pour effectuer tes commandes ou répondre à tes demandes. D’autres sont optionnelles et clairement indiquées comme telles.

Ces données sont traitées conformément à la présente déclaration de confidentialité et conformément aux dispositions du règlement européen sur la protection des données (RGPD).    

En toute circonstance, nous nous engageons à ne collecter et ne traiter tes données à caractère personnel que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncées dans la présente déclaration de confidentialité.

Dès lors, la fourniture des données à caractère personnel portées sur nos différents supports est généralement obligatoire. Dans certains cas toutefois, il se peut que certaines données à caractère personnel collectées soient optionnelles et ne doivent pas obligatoirement nous être communiquées (par exemple : certaines données informatiques liées à l’utilisation du site internet, ta date de naissance, etc.). Le cas échéant, une mention spécifique est prévue à cet effet afin de t'informer du caractère obligatoire ou optionnel de la collecte des données concernées.

Dans ces hypothèses, la non-fourniture et/ou l’inexactitude des données à caractère personnel portées sur les différents supports pourrai(en)t, le cas échéant, avoir comme conséquences l’impossibilité pour nous d’exécuter correctement le contrat, le refus d’accès à certains contenus du site internet ou des plateformes web ou tout simplement de répondre favorablement à vos demandes.

4. Sources des données

De manière générale, nous collectons tes données à caractère personnel précitées directement auprès de toi. Dans certains cas spécifiques, nous sommes parfois amenés à collecter des données à caractère personnel te concernant auprès des sources suivantes :

• de partenaires externes (traitement de commandes, newsletters),

• de tiers ayant transmis tes coordonnées (amis, famille…),

• de sources publiques comme les réseaux sociaux ou ton profil public.

Nous pouvons aussi collecter des données lors de ta navigation sur notre site ou l’utilisation de nos services en ligne, sans que tu nous les communiques directement.

5. Finalités et bases légales du traitement

5.1 sur base du consentement

Tes données peuvent être traitées avec ton consentement pour :

• gérer la communication externe et les contacts avec les médias,
• gérer et envoyer les newsletters,
• élaborer des statistiques liées aux services proposés,
• recontacter suite à une demande d’offre ou d’information,
• gérer les cookies pour améliorer la navigation, mesurer l’audience et partager du contenu vers les réseaux sociaux,
• promouvoir directement nos partenaires commerciaux par email ou via le site,

• autoriser le transfert de tes coordonnées à nos partenaires à des fins de marketing direct.Autoriser le transfert des coordonnées d’identification personnelles et électroniques aux partenaires commerciaux de The Robin Lodge à des fins de marketing direct.

5.2 sur base de l'intérêt légitime

Dans le cadre de nos intérêts légitimes pour offrir un espace en ligne intéressant et interagir avec toi, nous pouvons traiter tes données pour :

• administrer nos pages sur les réseaux sociaux (création, publications, sondages),
• communiquer et interagir avec les clients et utilisateurs,
• améliorer le contenu via les statistiques d’audience.

Aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons en tant que responsable du traitement pour gérer notre portefeuille clients et permettre à la société de prospérer dans le temps, tes données à caractère personnel sont recueillies et traitées pour nous permettre d’atteindre les finalités suivantes :

• cibler des prospects et faire du reporting,

• répondre aux messages sur différentes plateformes,

• suivre les leads commerciaux,

• centraliser et gérer les contacts clients/prospects,

• gérer la relation client et organiser prospection et suivi,

• établir des statistiques sur les retours d’expérience.

Remarques : nous attirons ton attention sur le fait qu’en visitant nos pages The Robin Lodge sur les réseaux sociaux, des données à caractère personnel te concernant sont ou pourraient être traitées conjointement par le réseau social concerné et nous pour permettre l’amélioration par le réseau social de son système de publicité, obtenir de statistiques d’audience de la page, etc. Nous t'invitons à te renseigner sur la politique de confidentialité du réseau social concerné avant de visiter notre page. 

6. Durée de conservation

Nous sommes actuellement occupés à déterminer des règles précises concernant la durée de conservation des données à caractère personnel. Cette durée variera selon les différents objectifs et tenant compte des éventuelles obligations légales à conserver certaines de tes données.

Les durées de conservation ainsi définies nous permettront de traiter vos demandes, d’assurer la gestion et le suivi de celles-ci et de mener à bien notre mission, tout en respectant le principe de proportionnalité selon lequel les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

Il est précisé que l’ensemble de ces données peuvent toutefois être conservées plus longtemps que les durées mentionnées au sein de cet article :

• Soit après obtention de ton accord ;

• Soit, sous forme d’archives, pour répondre aux obligations légales et réglementaires éventuelles qui s’imposent à The Robin Lodge, ou encore pendant les délais légaux de prescription ou d’opposition.

• Soit encore, sous forme de réutilisation à des fins historiques, statistiques ou de recherche. 

7. Destinataires des données

Seules les personnes ou entités suivantes peuvent accéder à tes données :

• Toi-mêmes ;

• Nos services internes en charge de l’exécution des traitements ;

• Nos prestataires et sous-traitants chargés de traitements définis (dont les prestataires de services informatiques : hébergement serveurs, maintenance, location espace Cloud… , les opérateurs de téléphonie mobile, les développeurs des applications web, le prestataire en charge de l’envoi des newsletters, le prestataire de service CRM, etc.) ;

• Nos partenaires commerciaux.

Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit belge, tel qu'un juge d'instruction.

8. Transferts de données à l’étranger

8.1. Transfert de données au sein de l’Espace Economique Européen

Pour les nécessités de certaines activités de traitement, certaines données sont transférées au sein de l’Espace Economique Européen.
Au sein de l’Espace Economique Européen, sachez que vos données à caractère personnel bénéficient du même niveau de protection.

8.2. Transferts de données hors de l’Espace Economique Européen

Pour les nécessités de certaines activités de traitement, certaines de tes données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’Espace Economique Européen.

Nous transférons tes données à caractère personnel et/ou octroyons l’accès à celles-ci à un sous-traitant, prestataire ou tiers situé dans des Etats non membres de l’Espace Economique Européen uniquement lorsque :

• Il se situe dans un état qui assure un niveau de protection adéquat en vertu d’une décision d’adéquation prise par la Commission européenne ;

• Des garanties appropriées ont été mises en œuvre conformément au RGPD, comme par exemple :

  • La signature des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne pour le transfert des données à caractère personnel vers les sous-traitants établis dans les pays tiers (2010/87/UE) ;

  • Le recours à des règles d’entreprises contraignantes approuvées ; ou

  • L’application d'un code de conduite approuvé.

Aujourd’hui, les données à caractère personnel que nous transférons directement/indirectement en-dehors de l’Espace Economique Européen sont celles traitées par différents prestataires de services informatiques (sous-traitants de The Robin Lodge) situés aux Etats-Unis (et/ou soumis à la législation américaine). 

Remarques : Au vu de la récente décision d’invalidation du Privacy Shield par le CJUE (affaire « Schrems II »), nous suivons de près l’évolution politique de cette décision et des alternatives qui s’offrent à nous pour permettre de continuer de transférer des données aux Etats-Unis tout en garantissant un niveau de protection adéquat. 

Pour plus d’informations ou une copie des garanties, envoie un email à info@therobinlodge.com en indiquant ton nom, prénom et dans l’objet « transferts hors Union Européenne : DACP ». N’oublie pas également de préciser dans le corps de ton e-mail les renseignements exacts que tu désires obtenir. 

9. Tes droits

• Droit d’accès

Tu as le droit de savoir quelles données personnelles nous détenons sur toi. Sur demande, nous te fournirons toutes les informations à ce sujet.

• Droit de rectification

Si tu constates que certaines données nous concernant sont inexactes ou incomplètes, tu peux demander à ce qu’elles soient corrigées ou complétées dans les meilleurs délais.

• Droit à l’effacement

Dans certaines situations, tu peux demander que tes données soient supprimées. C’est notamment le cas si :

• elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées,

• elles ont été traitées de manière illicite,

• tu retires ton consentement et qu’aucune autre base légale ne justifie le traitement,

• tu t’opposes au traitement dans certaines situations particulières.

⚠️ Le droit à l’effacement ne s’applique pas dans toutes les situations prévues par la loi.

•  

• Droit à la limitation du traitement

Tu peux demander que le traitement de tes données soit limité dans certains cas, par exemple si leur exactitude est contestée. Pendant ce temps, nous limiterons l’utilisation de ces données jusqu’à vérification.

• Droit à la portabilité des données

Tu peux recevoir tes données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de les transférer à un autre service si besoin.

Note : le droit à l’effacement reste applicable. Ce droit s’applique lorsque le traitement repose sur :

• ton consentement (articles 6.1.a ou 9.2.a du RGPD),

• l’exécution d’un contrat (article 6.1.b du RGPD),

• ou lorsque le traitement est automatisé.

• Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé

Tu as le droit de ne pas être soumis uniquement à un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produirait des effets juridiques ou te toucherait de manière significative. 
Tu peux demander une intervention humaine dans ces traitements.
Nous nous engageons à ce que tu ne sois jamais soumis à ce type de décision sans intervention humaine. 

• Droit d’opposition

Tu peux t’opposer à tout moment au traitement de tes données pour des raisons liées à ta situation personnelle, si ce traitement se fonde sur :

• l’intérêt public ou l’exercice de l’autorité publique (article 6.1.e),

• ou nos intérêts légitimes (article 6.1.f).

Dans ce cas, nous cesserons le traitement, sauf si nous démontrons que des motifs légitimes impérieux prévalent sur tes droits ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

• Droit de retirer son consentement

Lorsque le traitement repose sur ton consentement, tu peux le retirer à tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait.

10. Comment faire valoir tes droits ?

Tu peux envoyer tes demandes par courrier électronique à l’adresse info@therobinlodge.com ou par courrier ordinaire à l’adresse suivante :

The Robin Lodge (Valapi SRL)
Chemin Longues Aulnes, 7
1430 Rebecq 

Pour garantir le respect de ta vie privée et assurer ta sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier ton identité avant de te permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données. 

11. Autorité de contrôle

Si tu estimes que nous manquons à l’une de nos obligations, nous t'invitons à nous contacter en envoyant un courrier électronique à info@therobinlodge.com ou un courrier à l’adresse postale précitée.

Nous mettrons tout en œuvre pour t'assurer un suivi dans les meilleurs délais.

Au cas où notre réponse ne te donnerait pas satisfaction, Tu as le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de l’état dans lequel tu résides, tu travailles ou du lieu où la violation prétendue s’est produite.

Pour ce qui concerne la Belgique, l’autorité de contrôle est l’Autorité de Protection des Données (APD).

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles

Tél.: +32 (0)2 274 48 00

E-mail: contact@apd-gba.be 

URL: https://www.autoriteprotectiondonnees.be  

12. Modifications de la présente déclaration de confidentialité

La déclaration de confidentialité est susceptible d’être modifiée à tout moment en raison notamment de nouveaux développements dans les traitements mis en œuvre par The Robin Lodge ou des modifications de législation applicable. Toute modification apportée à cette politique entre immédiatement en vigueur. Il t'est donc conseillé de visiter cette page régulièrement

Date de la dernière modification : 5/02/2025